Komunikasi telepon

TUGAS.komunikasi telepon

1.jelaskan persiapan yang perlu dilakuakan dalam menerima telepon ?

   1).angkat dan jawab panggilan lalu ucapkan salam dengan suara yang penuh antusias
   2).ucapkan setiapkata dengan jelas dan bicaralah dengan perlahan
   3).atur bahasa yang baik
   4).selalu tanyakan pada penelepon "apakah tidak keberatan menunggu sebentar"
   5).setelah selesai ucapakan salam penutup dan ucapakan selamat pagi/siang/malam

2.jelaskan hal-hal yang perlu diperhatiakan ketika menerima telepon?

   1).caring > memeperhatikan,mendengar dan mencatat masalh penelepon/konsumen

   2).commited > tidak melempar masalh kepada orang lain /harus merasa terkait dengan             organisasi

   3).confident > penuh keyakinan dalam menghadapi masalah/tidak beloh bersikap rendah           diri

   4).considerate > bersahabat,menolong dan mengerti emosi penelopon

   5).controlled > tidak terbawah emosi pada saat menelepon/tetep bersikap selalu                         membantu dalam mengatasi masalah

   6).creative > mempu menemukan cara yang efektif dalam bekerja

   7).contaglous > menebar kegembiraan dan antusias pada penelepon

3.berikan contoh sapaan pembuka ketika ada telepon masuk dan pada saat melakuakan          panggilan telepon ?
*Pada saat telepon masuk "Selamat pagi, PT Lingkaran Media, *dengan Heri"
*Pada saat melakukan panggilan telepon "Selamat pagi, saya Handoko dari PT Angkasa         Kaya, dapatkah saya bicara dengan Bapak Anwar Kepala Divisi SDM ?"

4.jelaskan persiapan yang perlu dilakukan dalam hal menelepon?
   a).siapakan nomor yang akan dituju 
   b).siapkann peralatan seperti kertas dan ballpoint
   c).tulis hal yang penting yang disampaikan 

5.bagaimana tata cara menelepon jika ingin menyambungkan untuk pimpinan?
   1).tekan nomor yang dituju
   2).bila terdengar sudah diangakat ucapkan salam
   3).pastikan nomor yang dituju tepat
   4).menyampaikan identitas diri
   5).memastikan orang yang dituju adalah pimpinan

6.sebutkan 2 kesalahpahaman dalam bertelepon dan bagaimana menghindari                            kesalahpahaman tersebut ?
*cara menghindari : 
1.pahami komunikasi 

2.aktifkan pendengaran 

3.perbaiki cara pembicaraan

4.hindari konfrontasi

5.tenang menghadapi konflik

*2 kesalahpahaman dalam bertelepon :

1.karena kabel yang jelek, akustik yang lemah dan tindasan yang tak terbaca.

2.karena adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

7.sebutkan 5 etika yang harus dilakukan dalam berkomunikasi melalui telepon?

   1.bersikap wajar dan ramah saat berbicara

   2.behati-hati jangan berbicara dengan nada kesal

   3.jangan membicarakan informasi rahasia

   4.jangan berbicara dengan orang 3 saat bertelepon

   5.berbicara harus lancar jangan berbatah-batah

8.sebutkan 5 kesatuan dalam bertelepon ?

   1.mengucapkan salam

   2.memperkenalkan diri terlebih dahul.  

   3.menanyakan sedang biacara dengan siapa

   4.hargai oarang yang berbicara

   5.jangan memotong perkataan 

9.sebutkan tata cara dalam mencatat pasan

   1.siapkan kertas dan ballpoint

   2.ulangi isi /grafis agar terhidar dari kkesalahpahaman

   3.pesan dapat berupa bagan agar lebih praktis

10.bagaimana cara mengakhiri pembicaraan saat menelepon dan saat menerima telepon?         Dan berikan contohnya?
*mengakhiri pembicaraan telepon
Dengan cara mengucapkan salam dan terimaksih "terimaksih atas perhatiannya,selamat pagi"
*mengakhiri pembicaraan telepon yang masuk
Dengan cara menucapkan salam kembali dan ucapan terimaksih "terimaksih kembali,selamat pagi juga"